Med denne privatlivspolitik vil vi fortælle om, hvilke oplysninger vi indsamler om dig og hvad vi bruger dem til. Vi informerer også om retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger og om de rettigheder du har.

I dette dokument kan du finde oplysninger om

• Vores relation til dig – Vi er dataansvarlige
• Hvilke oplysninger vi indsamler – Formål og retsgrundlag
• Hvem vi videregiver og overlader oplysninger til
• Sikkerhed
• Hvor længe vi opbevarer dine oplysninger
• Dine rettigheder efter Databeskyttelseslovgivningen

Behandling af personoplysninger er reguleret af EU Persondataforordningen (“Persondataforordningen”) og Databeskyttelsesloven (“Databeskyttelsesloven”) (tilsammen “Databeskyttelseslovgivningen”). 

Vores relation til dig – Vi er dataansvarlige

Ensure består af to særskilte selskaber, som du kan indgå aftale med alt afhængigt af, hvilken rådgivning du modtager: 

Ensure International Insurance Broker Copenhagen Ellenhard, Nygaard & Partnere P/S 
CVR-nr.: 37 16 27 60     
Haldor Topsøes Allé 1    
2800 Kongens Lyngby    

Ensure International Pension Broker P/S
CVR-nr.: 36 05 60 88
Haldor Topsøes Allé 1    
2800 Kongens Lyngby 

Det Ensure-selskab, der står angivet på din eller din arbejdsgiver kontrakt med Ensure, vil være selvstændig dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger som nærmere beskrevet i denne privatlivspolitik. ”Ensure” ”vi” eller ”os” anvendes i det følgende som en samlet betegnelse for hvert af de ovenstående selskaber. 

Ensure yder personlig rådgivning til dig, herunder i forbindelse med rådgivning om samt etablering og vedligeholdelse af personlige forsikrings- og/eller pensionsaftaler samt bistand ved skades- og pensionsbegivenheder. Det kan være i relation til forsikringer og pensioner, som er oprettet via din arbejdsgiver, og i relation til forsikringer og pensioner oprettet af dig selv.

Vi kan også yde forsikringsformidlingsydelser til din arbejdsgiver. Forsikringsformidlingsydelser består i at rådgive om, foreslå eller udføre det indledende arbejde i forbindelse med indgåelse af forsikringsaftaler, at indgå sådanne aftaler eller at medvirke til administrationen og opfyldelsen af sådanne aftaler. Vi kan modtage oplysninger om dig fra din arbejdsgiver, i det omfang det er nødvendigt for at levere forsikringsformidlingsydelser til din arbejdsgiver. 

Vi er dataansvarlig i relation til denne behandling af dine personoplysninger. I pkt. 7 finder du fyldestgørende information om hvordan du kan kontakte os.

Hvilke oplysninger vi indsamler – formål og retsgrundlag

For at indgå aftale med dig og til brug for vores rådgivning af dig, vil vi indsamle oplysninger om dig. Hovedparten af de oplysninger vi skal bruge, får vi fra dig selv, men det kan også ske, at vi modtager oplysninger fra andre kilder, herunder fra din arbejdsgiver og dit forsikrings- eller pensionsselskab samt med dit specifikke samtykke fra din læge og andre sundhedspersoner. 

De oplysninger vi anmoder dig om at udlevere, kan være af en sådan karakter, at vi i mangel af sådanne oplysninger ikke er i stand til at tilbyde dig rådgivning.

Vi indsamler og behandler alene dine personoplysninger, såfremt der er hjemmel hertil Databeskyttelseslovgivningen.  

Afhængig af den rådgivningsydelse og bistand vi yder dig kan der være behov for at indsamle og behandle:

CPR-nr.: Vi vil bede dig oplyse og på særskilt blanket give samtykke til vores behandling af dit CPR-nr. Vi skal bruge det til entydigt at kunne identificere dig over for dine pensions- og forsikringsselskaber. Ved etablering af forsikring og pension vil vi videregive dit CPR-nr. til de valgte pensions- og forsikringsselskaber. Retsgrundlaget for behandlingen er dit samtykke jfr. Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2 nr. 2. 

Helbredsoplysninger: Vi skal som udgangspunkt ikke bruge helbredsoplysninger om dig. Forsikrings- og pensionsselskaber vil ofte stille krav om at modtage helbredsoplysninger om dig. De vil informere dig særskilt herom. Vi kan bistå dig med at kommunikere dine helbredsoplysninger til pensions- og forsikringsselskaber. Undtagelsesvist kan vi have behov for indblik i dine helbredsoplysninger, herunder eventuelle oplysninger om erhvervsevnetab, til brug for vores rådgivning om etablering af forsikrings- og pensionsaftaler, herunder i tilfælde hvor et pensions- og forsikringsselskab har afvist at antage din forsikrings- eller pensionsanmodning med henvisning til dine helbredsoplysninger, samt i forbindelse med skadestilfælde hvor vi rådgiver dig. Vores behandling af dine helbredsoplysninger vil i disse tilfælde altid ske på grundlag af dit specifikke samtykke, som vi vil indhente på særskilt blanket. Retsgrundlaget for behandlingen er dit samtykke jfr. Persondataforordningen art. 9 stk. 2 litra a, jfr. art. 6, stk.1 litra a.

Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold: Nogle pensionsselskaber yder særligt favorable vilkår til medlemmer af visse fagforeninger. Vi kan have brug for at kende dit fagforeningsmæssige tilhørsforhold for at kunne rådgive om og for at kunne etablere den korrekte forsikrings- eller pensionsaftale, og forhandle den mest gunstige pris. Vores behandling af oplysninger om dit fagforeningsmæssige tilhørsforhold vil i disse tilfælde altid ske på grundlag af dit specifikke samtykke, som vi vil indhente på særskilt blanket. Retsgrundlaget for behandlingen er dit samtykke jfr. Persondataforordningen art. 9 stk. 2 litra a, jfr. art. 6, stk.1 litra a.

Øvrige oplysninger: Udover de ovenanførte oplysninger vil vi sædvanligvis have brug for at behandle bl.a. følgende kategorier af oplysninger om dig: 

• Kontaktoplysninger, herunder navn, adresse, telefon og mail.
• Oplysninger om dit ansættelsesforhold, herunder stillingsbetegnelse, ansættelsesdato og anciennitet, løn og pensionsbidrag, arbejdssted og eventuel udstationering samt oplysninger om fratræden m.m.
• Oplysninger om dine forsikrings- og pensionsaftaler, herunder dækninger, indbetalinger, investeringsvalg, begunstigede, skadeshistorik og aktuelle forsikringsrelevante person eller tingsskader, depotoversigter m.m., 
• Oplysninger om anden indkomst, formue og beskatningsforhold samt oplysninger om din civilstand og husstand. Når du giver os oplysninger om din husstand skal du sikre, at de husstandsmedlemmer du giver oplysninger om, er indforstået med videregivelsen, og at de har modtaget kopi af nærværende information.

Disse oplysninger er nødvendige for at vi kan indgå aftale med dig, kommunikere med dig samt administrere og levere vores rådgivningsydelse til dig. Retsgrundlaget for behandlingen er Persondataforordningens art. 6, stk. 1 litra b. 

Vi kan også have brug for at behandle oplysninger om dig for at kunne opfylde vores forpligtelser i henhold til Bogføringsloven og Hvidvaskloven. Retsgrundlaget herfor er Persondataforordningens art. 6, stk. 1 litra c.

Vi kan også have behov for at behandle dine almindelige personoplysninger med henblik på at forfølge den legitime interesse, der ligger i at udvikle og optimere vores rådgivningsydelser. Retsgrundlaget herfor er Persondataforordningens art. 6, stk. 1 litra f) 

Endelig kan behandlingen af dine oplysninger være nødvendig for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, herunder såfremt du eller andre rejser krav mod os. Retsgrundlaget herfor er Persondataforordningens art. 6, stk. 1 litra f) og art. 9, stk.2, litra f).

Har du særskilt samtykket til at vi må sende dig nyhedsbreve samt oplysninger om andre ydelser behandler vi dine kontaktdetaljer med henblik på at kunne kommunikere med dig. Med henblik på at sikre at nyhedsbreve og andre markedsføringstiltag har relevans for dig, kan vi målrette vores kommunikation til dig baseret på de øvrige oplysninger vi har om dig og dine pensioner og forsikringer. Retsgrundlaget herfor er Persondataforordningens art. 6, stk. 1 litra a) og litra f). Du kan altid frabede dig at modtage yderligere nyhedsbreve og markedsføringskommunikation.

For at kunne levere forsikringsformidlingsydelser til din arbejdsgiver kan vi have brug for at indsamle oplysninger om dig som ansat i din arbejdsgivers virksomhed, herunder navn og stillingsbetegnelse, køn og fødselsdato, løn, anciennitet og pensionsbidragssats. Disse oplysninger vil vi typisk modtage fra din arbejdsgiver. Vi kan også fra din arbejdsgivers pensions-og forsikringsleverandør modtage oplysninger om dit depot og opsparing. Retsgrundlaget herfor er vores legitime interesse i at kunne rådgive din arbejdsgiver jfr. Persondataforordningens art. 6, stk. 1 litra f).

Når vi bistår med at etablere udstationeringsforsikringer eller lignende, kan vi have brug for oplysninger om din husstand. De oplysninger vil vi typisk modtage fra dig. Du bedes sikre dig, at de husstandsmedlemmer du giver oplysninger om, er indforstået med videregivelsen og modtager en kopi nærværende information.

Når vi bistår i skadessager, kan vi have brug for oplysninger om dig, hvis du er skadevolder eller skadelidte, og skadens art og omfang, herunder helbredsoplysninger. Behandlingen af oplysninger er nødvendig for, at din arbejdsgivers eller andres retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, og retsgrundlaget er Persondataforordningens art. 6, stk. 1 litra f) og art. 9, stk.2, litra f).

Din arbejdsgiver kan videregive dit CPR-nr. til os således at vi entydigt kan identificere dig over pensions- og forsikringsselskabet, jfr. Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3.

Såfremt vi senere måtte ønske at behandle dine personoplysninger til andre formål end det til hvilket personoplysningerne blev indsamlet, vil vi forud for den videre behandling give dig oplysninger om det andet formål, herunder retsgrundlaget for behandlingen. 

Hvem vi videregiver og overlader oplysninger til

Vi videregiver dine personoplysninger til de valgte forsikrings- og pensionsselskaber i forbindelse med din respektive din arbejdsgivers etablering, ændring, administration og ophør af forsikring og pensionsforholdet samt i forbindelse med bistand i skadestilfælde og andre pensions og forsikringsrelevante begivenheder. Vi kan i særlige tilfælde også videregive dine personoplysninger til domstole, advokater og revisorer. 

Vi er en del af en koncern, og kan i det omfang det er relevant, og der er hjemmel hertil i Databeskyttelseslovgivningen, videregive dine personoplysninger til andre koncernforbundne selskaber til koncernadministrative og ledelsesmæssige formål. 

Dine personoplysninger kan endvidere overlades til IT-leverandører, mailudbydere, samarbejdspartnere eller andre tredjeparter, der behandler data på vegne af os. Ved brug af sådanne databehandlere sikrer vi, at der indgås et kontraktretligt aftaleforhold, hvorefter databehandleren alene må behandle personoplysninger i overensstemmelse med vores instruks, og som kræver, at databehandleren etablerer tilstrækkelige organisatoriske og sikkerhedsmæssige sikkerhedsforanstaltninger. 

Vi overfører kun personoplysninger til databehandlere uden for EU og EØS såfremt, der konkret er stillet passende garantier for, at der er etableret et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, herunder i form af EU kommissionens modelaftaler om dataoverførsler.

Sikkerhed

Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med Databeskyttelseslovgivningen.

Hvor længe vi opbevarer dine oplysninger

Personoplysninger slettes når der ikke længere er et sagligt formål med fortsat opbevaring. 

Under normale omstændigheder vil der 5 år efter, at vores rådgivningsrelation til dig, hhv. din arbejdsgiver er afsluttet, ikke længere være et sagligt formål med fortsat opbevaring af personoplysninger, men vi kan konkret træffe beslutning om længere opbevaring såfremt vi vurderer, at det er nødvendigt af hensyn til vores muligheder for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare os mod retskrav. 

Oplysninger, der vedrører regnskabsmateriale, opbevares i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som oplysningerne vedrører.

Personoplysninger indhentet i henhold til hvidvaskloven slettes efter 5 år fra det tidspunkt, hvor klientforholdet er ophørt eller fra tidspunktet for arkivering af den sag oplysningerne er relateret til. 

Markedsføringssamtykker opbevares i 2 år efter samtykket er trukket tilbage. 

Samtykker efter Databeskyttelsesreglerne opbevares i 5 år efter samtykket er trukket tilbage eller 5 år efter vores rådgivning er afsluttet.  

Oplysningerne kan dog opbevares længere i anonymiseret form. 

Dine rettigheder

Når vi behandler oplysninger om dig, har du en række rettigheder i Databeskyttelseslovgivningen. I dette afsnit vil vi fortælle dig, hvilke rettigheder du har og hvordan du kan gøre brug af dem. 

Ret til indsigt 

Du har ret til at bede os om information om blandt andet, hvilke kategorier af personoplysninger vi har om dig og til hvilke formål vi behandler dem, de modtagere eller kategorier af modtagere som oplysningerne er eller vil blive videregivet til, oplysning om hvorfra oplysningerne stammer m.m. Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig. 

Du kan se mere om din indsigtsret i Persondataforordningens art. 15 samt om undtagelserne til indsigtsretten i Databeskyttelseslovens § 22. 

Ret til berigtigelse 

Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os. Såfremt du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, som vi har registreret om dig, opfordres du til at rette skriftlig henvendelse til os, så oplysningerne kan blive korrigeret. 

Du kan se mere om din ret til berigtigelse i Persondataforordningens art. 16.

Ret til sletning 

I nogle tilfælde har du ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettet af os, fx hvis du tilbagekalder dit samtykke og vi ikke har et andet retsgrundlag for at fortsætte behandlingen. I det omfang en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, fx for at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger.

Du kan se mere om din ret til sletning i Persondataforordningens art. 17.

• Ret til at begrænse behandlingen til opbevaring  

Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring, fx hvis du mener, at de oplysninger, vi behandler om dig, ikke er korrekte.  

Du kan se mere om din ret til begrænsning i Persondataforordningens art. 18.

Ret til dataportabilitet

Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger, som du selv har givet os, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og har ret til, hvis det er teknisk muligt at få overført disse oplysninger til en anden dataansvarlig. 

Du kan se mere om din ret til dataportabilitet i Persondataforordningens art. 20.

Ret til indsigelse 

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, som vi indsamler og behandler. Hvis du gør indsigelse mod behandlingen, og forudsat indsigelsen er berettiget, er vi ikke længere berettiget til at behandle dine personoplysninger, medmindre vi kan påvise lovlige grunde til fortsat behandling. Du har en ubetinget ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til brug for direkte markedsføring.

Du kan se mere om din indsigelsesret i Persondataforordningens art. 21.

Du har til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. Hvis du tilbagekalder dit samtykke, skal du være opmærksom på, at vi i visse tilfælde ikke længere vil være i stand til at yde dig den fornødne rådgivning. I sådanne tilfælde vil du blive orienteret herom.

I nogle tilfælde vil vi kunne fortsætte behandlingen af dine personoplysninger, uanset at du tilbagekalder dit samtykke. Det vil være tilfældet, hvis der foreligger et andet grundlag for behandlingen end samtykke.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagekaldelsen.

Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke, kan du kontakte os.

Ret til at klage 

Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsensvej 35, 2500 Valby, over vores behandling af dine personoplysninger. Klage kan blandt andet indgives på mail dt@datatilsynet.dk eller telefon +45 33 19 32 00.

Hvordan du gør brug af dine rettigheder

Hvis du har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder, bedes du kontakte os.