Ensure har en whistleblowerordning, hvor man kan fortage indberetning af alle alvorlige forhold, der vedrører vores virksomhed. Ordningen skal bruges til at få forhold frem i lyset, som ellers ikke ville være kommet til vores kendskab. På den måde kan sådanne forhold blive opdaget og undersøgt.

Hvem kan anvende whistleblowerordningen?

Følgende persongrupper kan anvende Ensures whistleblowerordning:

• Ansatte og partnere
• Direktion og bestyrelsesmedlemmer
• Aktionærer
• Leverandører, kunder og øvrige samarbejdspartnere

Forhold, der kan indberettes

Ensures whistleblowerordning kan anvendes til indberetning af forhold om alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, som ikke nødvendigvis kan henføres til en bestemt lovovertrædelse. Der kan indberettes om forhold, der har fundet sted eller vil finde sted i Ensure.

Indberetninger kan foretages anonymt.

En lovovertrædelse eller et andet forhold vil som udgangspunkt være alvorligt, hvis det er i offentlighedens interesse at få det frem i lyset f.eks. om strafbare forhold, hvilket kan inkludere: 

• overtrædelse af eventuelle tavshedspligter
• misbrug af økonomiske midler
• tyveri
• underslæb
• svig
• bedrageri
• bestikkelse 
• korruption

Overtrædelser af bagatelagtig karakter er ikke omfattet, ligesom overtrædelser af accessoriske bestemmelser heller ikke er omfattet.

Indberetninger omkring HR-forhold, konflikter mellem to eller flere medarbejdere og whistleblowerens eget ansættelsesforhold kan ikke indberettes via whistleblowerordningen, medmindre det drejer sig om alvorlige lovovertrædelser eller andre alvorlige forhold såsom sexchikane eller grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen.

Der opfordres i øvrigt til at indberette internt i tilfælde, hvor overtrædelsen kan imødegås effektivt internt. Det er frivilligt at bruge den interne whistleblowerordning. Det er altid muligt at gå direkte til sin nærmeste leder eller HR i stedet.

Det er også muligt at foretage indberetninger til en af de eksterne whistleblowerordninger:

• Finanstilsynet https://www.finanstilsynet.dk/whistleblower (overtrædelser af den finansielle regulering)
• Datatilsynet https://whistleblower.dk/ (andre alvorlige lovovertrædelser eller et i øvrigt alvorligt forhold)

Hvordan foretages indberetningen

Indberetninger til Ensures interne whistleblowerenhed kan foretages via internetportalen whistleblowersoftware.com, som sikrer en forsvarlig håndtering af fortrolige personoplysninger. Link til portalen er: Whistleblowerordning Ensure

På portalen har du mulighed for at indberette anonymt eller ikke-anonymt. Vi opfordrer dig til at indberette ikke-anonymt, da det giver whistleblowerenheden (som defineret nedenfor) den bedste mulighed for at behandle din indberetning og beskytte dig mod repressalier.

Hvis du ønsker at være anonym, er det vigtigt, at du ikke skriver dit navn nogen steder i indberetningen eller tilføjer oplysninger, der kan afsløre din identitet.

For at vi effektivt kan håndtere og undersøge den indberettede sag, er det vigtigt, at indberetningen indeholder:

• En fuldstændig og detaljeret beskrivelse af de kritiske fakta, herunder dato, sted og navn(e) på de involverede parter, i det omfang det er muligt.
• Eventuelle dokumenter eller beviser, der er nødvendige for behandlingen og undersøgelsen af indberetningen.

Hvordan behandles og registreres indberetningerne

Indberetninger til Ensures whistleblowerordning behandles af whistleblowerenheden:

• Gitte Ankersen & Lasse Siggaard for Ensure Pension
• André Ohlsén & Jacob Ellenhard for Ensure Forsikring

Personer, der indgiver oplysninger til whistleblowerordningen, kan følge sagens behandling og eventuelt resultater gennem whistleblowerportalen.

Whistleblowerenheden behandler og undersøger indberetningen, herunder om det er nødvendigt at inddrage eksterne rådgivere eller offentlige myndigheder. Whistleblowerenheden vil opretholde fortroligheden af alle oplysninger i indberetningen. Dette sikrer fortrolighed og tryghed for whistlebloweren og de personer, der måtte være involveret.

Hvis en indberetning vedrører et medlem af whistleblowerenheden, vil indberetningen i stedet blive behandlet af Lars Stampe Sørensen for Ensure Pension og Birger Nygaard for Ensure Forsikring.

Personer, der indgiver indberetninger til whistleblowerordningen, er beskyttet mod negative konsekvenser forbundet med en indberetning, som er afgivet i god tro.

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Oplysninger, der er indgivet i ond tro, kan medføre en politianmeldelse, ligesom det kan få negative ansættelsesretlige- eller medføre kontraktretlige konsekvenser for den person, der har indgivet oplysningen.

Som led i administrationen af whistleblowerordningen behandles personoplysninger om berørte personer, eventuelle vidner og whistleblowere, der har valgt ikke at være anonyme.  

Du kan læse mere om denne behandling, og om hvor længe vi opbevarer indberetninger i vores Privacy Notice, som er tilgængelig via dette link: Ensure privatlivspolitik

Hvilke rettigheder har whistlebloweren og den berørte person

Senest syv dage efter, at indberetningen er modtaget i whistleblowerportalen, vil man blive orienteret om, at indberetningen er modtaget, uanset om den falder indenfor eller udenfor ordningen.

Falder den indenfor ordningen, vil man som udgangspunkt inden for en måned efter, at man har modtaget en bekræftelse desuden blive orienteret, når sagen er afsluttet, medmindre man har valgt ikke at følge sagen. Hvis behandlingen af indberetningen kræver længere tid end tre måneder, vil man modtage en orientering herom samt en begrundelse for, hvorfor yderligere undersøgelsestid er nødvendigt. Falder indberetningen udenfor ordningen, vil man få besked umiddelbart efter, denne vurdering er foretaget.

Al kommunikation imellem indberetter og whistleblowerenheden sker over whistleblowerportalen. Det er derfor vigtigt, at man følger sagen, hvis man ønsker at modtage en bekræftelse på modtagelsen af indberetningen, evt. en begrundelse for længere sagsbehandlingstid samt en orientering om udfaldet af undersøgelserne af indberetningen. 

Hvis man får behov for at indgive supplerende eller opfølgende oplysninger til en allerede oprettet sag, så kan man logge sig ind på sin sag og anføre det ønskede supplement via sit randomiserede ID.

Vi anbefaler derfor, at det randomiserede ID, der oprettes ved første indberetning via whistleblowerportalen, opbevares sikkert.

Kontaktoplysninger

Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne whistleblowerordning, kan du kontakte:

Gitte Ankersen gan@ensurepension.dk for Ensure Pension og André Ohlsén aoh@ensurecph.dk for Ensure Forsikring.

Ændringer i denne whistleblowerpolitik

Hvis vi foretager væsentlige ændringer i nærværende whistleblowerpolitik, vil du blive orienteret herom via mail.

Denne version af whistleblowerpolitikken er opdateret 1. december 2023.